Zusammenarbeit mit Agenturen leicht gemacht

Deine Zeit ist kostbar. Um einen der wahrscheinlich populärsten Motivationssprüche zu zitieren: You only live once. Was macht man mit einem begrenzten Gut im besten Fall? Man teilt es sich ein und versucht, das Beste aus ihm herauszuholen. Wenn Du dich in den folgenden Fragen wiederfindest, kannst Du sicher sein, dass Du deine Zeit mit unseren Tipps zum erfolgreichen Zusammenarbeiten mit Agenturen bereicherst.

Wir lesen aus Deinem Vorhaben bzw. Deinem Tun heraus, dass Du Dinge in bzw. an Deinem Unternehmen verbessern möchtest. Dafür hast Du bereits eine/mehrere Agentur/en an Deiner Seite oder bist auf der Suche nach passenden Dienstleistenden. Vielleicht brauchst Du eine neue Website, Hilfe bei SEO, einen Imagefilm oder jemanden, der*die sich um Deinen Social Media Auftritt kümmert. All diese Leistungen werden in breiter Masse von einer florierenden Agentur-Landschaft angeboten. Da heißt es ja eigentlich nur noch: Zugreifen! Auf den zweiten Blick stellen sich jedoch zwei essentielle Fragen: Welche Agentur/en ist/sind richtig für mich und wie stelle ich sicher, dass die Zusammenarbeit gut funktionieren wird?

We are happy to help: Hier findest Du Tipps dazu, die richtige/n Agentur/en (Full-Service- oder Spezial-Agentur) auszuwählen. Wie Du im Anschluss auch die Zusammenarbeit mit der Agentur Deiner Wahl erfolgreich gestaltest, erfährst Du jetzt.

Vergleicht man Früher mit Heute, antworten wohl viele mit derselben Phrase: „Früher war alles besser.“ Warum? „Weil es irgendwie einfacher war.“ Hmm, okay. Ein Telefon war nur zum Telefonieren, die Mama zum Kochen, der Papa zum Arbeiten und die Werbeagentur zum Flyer gestalten mit Paint da. Huch, Spoiler-Warnung vergessen: Achtung, diese Aussagen sind alt und angestaubt. Und einfach überholt.

In einer Zeit, bevor uns Agenturen mit Services in Bereichen wie Online Marketing, Programmatic Advertising, E-Commerce, SEO, Content Marketing, Customer Journeys, Sales Funnels und KPI Monitoring weiterhelfen konnten, hätte man wohl mit Blick in unsere heutige Gegenwart den Kopf geschüttelt. Wie soll man denn da den Überblick behalten? Das muss ja alles gekonnt, geplant, koordiniert und auf Erfolg geprüft werden. Stimmt auch, aber hey: Die Menschheit ist erfolgreich, weil wir die Gabe des Erschaffens, der Optimierung und der Kommunikation innehaben. Wir haben das Mammut durch die Entwicklung von Werkzeugen und koordiniertem Teamwork erlegt. Wir haben aus einem Dosentelefon das heute so heißgeliebte Smartphone gemacht, weil wir Kompetenzen kombiniert haben. Lass uns Dir also helfen, deine Zusammenarbeit mit Agenturen zu verbessern, um all die Leistungen in Anspruch nehmen zu können, die Du Dir zur Optimierung deines Unternehmens wünschst.

Okay, jetzt aber Butter bei die Fische. Du möchtest mit einer/mehreren Agenturen erfolgreich, vertrauensvoll und wenn benötigt, auch langfristig harmonisch zusammenarbeiten. Du möchtest gute Ergebnisse sehen für das Geld, das Du in die Agentur investierst. Du möchtest nicht enttäuscht werden. Wenn Du Dich an die folgenden Zutaten hältst, wird Dich das Ergebnis begeistern.

1. Kommunikation
2. Zielsetzung & Briefing
3. Timings & Feedback
4. Tools & Transparenz
5. Bezahlung
6. Vertrauen & Intuition

Bist Du bereit? Let’s take a deep dive together! Vorab ist vielleicht noch gut zu wissen, dass es hier nicht nur um schicke Tools oder Methoden geht. Wir möchten Dir vielmehr auch zeigen, welche Haltung es braucht, um die Zusammenarbeit zwischen Dir und Deinen Agenturen erfolgreich zu gestalten.

Schon oft gehört, schon oft missachtet: Communication is key. Nach wie vor einer der wichtigsten Leitsätze für im Grunde jede Lebenslage. Kommunikation ist von zentraler Bedeutung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wird sie vernachlässigt, kann das zu Missverständnissen, Spannungen und schließlich zu Konflikten führen. Um das zu verhindern, achte darauf, dass Du von Deiner Seite aus klar und konstant mit Deiner Agentur kommunizierst.

Stell es Dir so vor: Gehst Du eine Zusammenarbeit mit einer Agentur ein, baust Du eine Beziehung auf. Funktionierende Beziehungen basieren immer auf Offenheit, Vertrauen und Austausch. Liebesbeziehungen, freundschaftliche Beziehungen, geschäftliche Beziehungen – sie alle haben dieselbe Grundlage. Man hört einander zu, fragt nach und versteht, was der andere Part benötigt, um glücklich zu sein. Deine Agentur will Dich mit ihren Dienstleistungen glücklich machen. Sag ihr deshalb genau was Du brauchst, um happy zu sein und stelle alle nötigen Informationen, Unterlagen, Zugänge etc. zur Verfügung – denn das freut wiederum die Agentur. Ein kleiner Kreislauf aus Freude.

Sprich Unzufriedenheiten, Fehler oder eine sich verschlechternde Leistung frühzeitig an, zeige mitunter auch Verständnis und gib der Agentur die Chance, Korrekturen vorzunehmen. Ein erneuter Agenturauswahlprozess ist zeit- und kostenintensiv und sollte nur als letzte Maßnahme ergriffen werden. Manchmal braucht es etwas Zeit, sich zu einem eingespielten Team zu entwickeln. Doch ist der Funke einmal übergesprungen, lohnt es sich, in eine Langzeitbeziehung zu investieren. Und wenn Du das Gefühl haben solltest, dass die Kommunikation von Seiten der Agentur ins Stocken gerät, kann es helfen, um eine neue Ansprechperson zu bitten. Einfach mal freundlich nachfragen.

Ganz wichtig, bevor Du Dich für eine Agentur entscheidest: Kläre genau ab, ob all die von Deiner Seite aus benötigten Services auch angeboten werden. Klingt logisch? Stimmt, wird aber trotzdem oftmals vernachlässigt und sorgt im Nachhinein gerne für Frust (auf beiden Seiten). Außerdem sagt es viel über eine Agentur aus, ob sie Dir eine feste Ansprechperson an die Hand gibt – wenn nicht, ist das eine Red Flag. Die Kommunikation nicht über eine feste Person laufen zu lassen, kann eigentlich nur ins Chaos führen.

New Work öffnet Türen – auch in der Zusammenarbeit mit Agenturen

New Work bricht mit alten Business-Verhaltensweisen und stellt „bewährte“ Arbeitsmodelle infrage. Menschen wünschen sich eine ausgewogene Work-Life-Balance, möchten Kind und Karriere einfach miteinander verbinden und die Möglichkeit zum Home-Office zum Standard machen. Durch diese Bewegung werden noch mehr Aspekte hinterfragt, so zum Beispiel auch die Beziehung zu bzw. den Umgang mit Dienstleistenden. Eine Agentur wird nicht mehr nur als bloßer Dienstleister, sondern als Partner (hier sind wir wieder beim Thema „Beziehung“) gesehen. Binde Deinen Partner aktiv in Dein Netzwerk, Deine Prozesse und Deinen Unternehmensalltag ein – Du wirst sehen, wie wertvoll das für Kommunikation und Zusammenarbeit ist.

Zielsetzung & Briefing bitte akkurat abmessen

In der ersten Phase der Zusammenarbeit ist es wichtig, sich gegenseitig kennenzulernen. Das ist auch im Sinne der Agentur. Versuche, Agenturen so zeitnah wie möglich zu briefen und greife dabei wieder auf Zutat Nummer 1 zurück: Offene und ehrliche Kommunikation. Eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung lässt sich aufbauen, indem Erwartungen gleich zu Anfang richtig geklärt werden. Du kannst Dir (je nach Deiner bisherigen Erfahrung) nicht vorstellen, wie viele zähe, anstrengende und durchaus kostspielige Korrekturschleifen durch eine ordentliche Zielsetzung und ein entsprechendes Briefing verhindert werden könnten. Definiere deine Ziele so genau wie möglich und erkläre, was Du brauchst, um zufrieden mit dem Ergebnis zu sein.

Ein Beispiel: Du trittst mit dem Wunsch nach einem „modernen, schönen Webshop“ an eine Agentur heran. Aber was bedeutet „modern“ und „schön“ denn ganz genau für dich? Die Auffassung davon ist subjektiv. Kläre deshalb vorab für dich oder gemeinsam mit deiner Agentur zum Beispiel folgende Fragen:

• Welche Kriterien entscheiden für mich darüber, ob ein Webshop modern (schön, ansprechend, intuitiv etc.) ist?
• Stecken die Herausforderungen „nur“ im Design oder habe ich bestimmte Technologien im Blick?
• Gibt es vielleicht bestehende Webseiten bzw. Shops, die mir gefallen (oder Teile davon) und als Beispiel für meine Agentur dienen können?
• Und wenn ich ehrlich bin: Verbirgt sich hinter dieser Formulierung nach „modern und schön“ eigentlich der Wunsch, Leads und Conversions nach oben zu treiben? Dann sollten nämlich noch andere Dienstleistungen außer Webdesign und Programmierung in Anspruch genommen werden…

Die Antworten auf diese Fragen sind für deine Agentur Gold wert. Ein detailliertes Briefing ist immer auch ein Ausdruck von Wertschätzung. Du investierst Zeit und Mühe in die Zusammenarbeit. Hier findest Du eine Anleitung für ein Briefing, das deine Agentur vor Freude strahlen lässt. Alternativ kannst Du gerne auch proaktiv bei deiner Agentur nachfragen, ob Du ihr bestimmte Fragen beantworten kannst. Gegebenenfalls erhältst Du zum Projektstart auch einen Fragebogen zum Ausfüllen direkt von deiner Agentur.

Timings & Feedback in gleich große Würfel schneiden

Kleiner Recap zum Anfang: Deine Zeit ist kostbar. Die Zeit Deiner Agenturen auch. Lass uns also die gemeinsame Zeit so effizient nutzen, wie wir können!

Hand in Hand mit dem Briefing erarbeitest Du gemeinsam mit Deinen Agenturen auch immer einen Zeitplan (Roadmap), indem das Projekt auf die Beine gestellt wird. Timings für einzelne Zwischenziele werden gesteckt, sodass Du weißt, wann Du mit Zwischenergebnissen zu rechnen hast. Wichtig ist, dass Timings mitunter nicht nur für Deine Agenturen, sondern auch für Dich gelten. Je nach Projekt benötigen Agenturen von Dir Informationen (CI, Zugänge, Content etc.) und dann liegt es an Dir, die benötigten Bausteine zeitgerecht zu liefern.

Jour Fixes & richtige Feedback-Formulierung

Ganz wichtig für Dich ist: Gib Deiner Agentur so zeitnah wie möglich ein konstruktives Feedback, sobald Du etwas zum Check bekommen hast. Das Team benötigt Deine Freigabe bzw. Deine Korrekturwünsche, um den Zeitplan einhalten zu können. In diesem Zuge sollte sich auch regelmäßig über eventuelle Verzögerungen ausgetauscht werden (technische Schwierigkeiten, Krankheitsausfälle etc.). Dafür eignen sich zum Beispiel feste Termine, die in Form von Jour Fixes in regelmäßigen Abständen in die Roadmap integriert werden.

Und auch, wenn es Dich etwas mehr Zeit kostet: Schau Dir alle Zwischenstände genau an und formuliere so präzise wie möglich (schriftlich/telefonisch), was Du gut und was Du weniger gut findest und vor allem, warum. Sätze wie „Irgendwie gefällt mir das nicht“ oder „Also das spricht mich jetzt gar nicht an“ drücken nur aus, dass Du unzufrieden bist. Aber nicht, wie man dich glücklich machen kann. Besser ist „Irgendwie gefällt mir das nicht, ich denke, größere Produktbilder wären sinnvoll und die Farbe der Schrift ist mir zu dunkel.“ Ein echter Gamechanger.

Versuche außerdem, die Anzahl der „Notfälle“ gering zu halten. Frage Dich immer: Ist es nachmittags um 16.30 Uhr wirklich ein Notfall oder müssen wegen mir nun mehrere Leute fragliche Überstunden machen? Kann das vielleicht auch bis morgen warten und ich rufe gleich um 9 Uhr in meiner Agentur an, damit mehr Zeit dafür ist? Danke ☺

Eine Handvoll Tools & Transparenz untermischen

Zur Unterstützung deiner Zusammenarbeit mit Agenturen ist es hilfreich, sich auf bestimmte Tools zu Kommunikationszwecken zu einigen. Workboards können auf Projektmanagement-Plattformen wie Jira, Asana oder Trello geteilt werden und sind für eine agile Zusammenarbeit sehr förderlich. Ein solches Ticketsystem empfiehlt sich umso mehr, wenn Du mit mehreren Agenturen arbeitest. Hier sind alle Informationen zentral an einem Ort verfügbar, auf den alle Beteiligten Zugriff haben und jede*r weiß, was zu tun ist. Alle Akteur*innen haben so auch die Möglichkeit, sich bei Bedarf direkt untereinander auszutauschen und Wege zu verkürzen. Das spart Zeit und Geld – und schafft Klarheit über den Stand deines Projekts. Achte aber darauf, nicht zu viele Kanäle zu verwenden. Lege Dich gemeinsam mit Deinen Agenturen auf so wenige Tools wie möglich fest, um Missverständnisse zu verhindern.

Mit den Tools geht die Transparenz einher. Alle Aufgaben und Informationen liegen für alle Beteiligten einsehbar bereit. Pflegen Du und Deine Agenturen alle Neuerungen verlässlich und vollständig ins System ein, steht einem reibungslosen Ablauf wenig im Wege. Noch mehr Klarheit über Dein Projekt kannst Du durch (monatliche) Reportings erhalten. Deine Agenturen erstellen Dir Dokumente, in denen die Zwischenstände und erste Ergebnisse festgehalten werden. In der Regel bieten dir Agenturen diese Leistung von sich aus an. Transparenz findet sich übrigens in allen Bereichen eurer Zusammenarbeit: In der gesamten Kommunikation, im Briefing, im Feedback und auch beim folgenden Punkt: Der Bezahlung.

Mit Bezahlung garnieren

Transparenz zahlt sich im wahrsten Sinne des Wortes aus. Grundlage Deiner Zusammenarbeit mit einer Agentur ist euer gemeinsamer Vertrag und der darin vereinbarte Leistungs- und Vergütungsumfang. Hier ist auch Zutat Nummer 1, die Kommunikation, wieder von essentiellem Wert. Wenn am Anfang genau festgelegt wird, was Du erwartest, kann dementsprechend bepreist werden. Du solltest allerdings im Hinterkopf behalten, dass Projekte oftmals nicht ganz so verlaufen wie anfänglich gedacht. Besprich deshalb mit Deiner Agentur, wie Mehraufwand vergütet wird und wie viele Korrekturschleifen in den Leistungen enthalten sind. Diese Klarheit verhindert ein „böses Erwachen“, wenn die Rechnung kommt.

Festpreise & Kosten-Aufwand-Abgleich

In diesem Zuge ist (je nach Projekt) ein Festpreis oft kritisch zu betrachten: Klar hilft Dir das im ersten Moment optimal bei der Kostenkalkulation, doch zu einem festen Preis gibt es auch nur feste Leistungen. Zeigt sich im Laufe des Prozesses, dass dein Projekt zum optimalen Ergebnis noch andere Optimierungen nötig hätte, hast Du leider den Kürzeren gezogen. Natürlich macht Dir eine Agentur vor Projektstart ein Angebot, damit Du eine Einschätzung über Kosten und Leistung hast (sollte sie das nicht, ist das wieder eine Red Flag). Versichere Dich trotzdem vorab, wie ihr mit dem Honorar im Falle einer Nachjustierung umgeht. So stellst Du sicher, dass Du innerhalb deines Budgets bleibst.

Um deine Kosten immer im Blick zu haben, bietet sich bei regelmäßigen Jour Fixes auch ein Soll/Ist-Abgleich an. Hier seht ihr euch gemeinsam den bisherigen Aufwand und die dafür vorgesehene Planung (> Kostenkalkulation) an. Deckt sich das noch oder zeichnet sich ein Mehraufwand ab? Dieser kurze Step bewahrt vor Reibereien und unvorhergesehen hohen Rechnungen.

Mit Vertrauen & Intuition servieren

Zu guter Letzt: Trust the process. Du führst eine offene Kommunikation. Du hast gut gebrieft. Du gibst rechtzeitig Feedback. Du hast dein Projekt über ein gemeinsam genutztes System im Blick. Du weißt, was an Kosten auf Dich zukommt. Herzlichen Glückwunsch! Du machst alles, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Agenturen zu gewährleisten. Jetzt liegt es nur noch in deiner Hand, Deinen Agenturen auch Vertrauen entgegenzubringen. Du arbeitest mit Experten*innen zusammen, die das Beste für Dich und dein Projekt wollen. Lege Wert auf ihre Kompetenzen und denke daran, dass Du von ihren Erfahrungen nur profitieren kannst. Und wenn Du etwas nicht verstehst, dann kritisiere nicht direkt, sondern lass es Dir erstmal erklären.

Auf Deine Intuition solltest Du trotzdem hören. Vor allem dann, wenn Du dich im Auswahlprozess für Agenturen befindest. Je nach Projekt wird eine intensive Zusammenarbeit vorausgesetzt. Wenn Du das Gefühl hast, bei einer Agentur nicht gut aufgehoben zu sein, dann investiere Zeit und Geld besser in die weitere Suche. Ob eine Agentur zu Dir passt, entscheidet sich durch die angebotenen Leistungen genauso wie durch das Zwischenmenschliche. Es muss passen, wie bei jeder anderen Partnerschaft auch. Dann wird dich das Ergebnis mehr als begeistern!